会议纪要的原则
提起会议纪要,是不是有人会觉得,它是个杂活 , 不太受重视 。
但是我们可别小瞧了会议纪要,会议纪要看起来好像没什么技术含量,但实际上,它很高频,对你很重要 。
为什么这样说呢?
好多人老觉得自己没有机会被看到,其实不是缺乏机会,而是缺乏发现机会的眼睛 。
就拿参加会议来说,哪怕你默不作声 , 没有机会发言 。会议一结束,如果你能第一时间发出一份像样的会议纪要,同事和领导都会看到你 。因为大家都要遵循会议纪要来安排自己下一步的工作行动 。
会议纪要这个工作,难倒不难,但是特别耗时间 。该怎么写呢?可以参考上一篇的职场写作三原则如何进行职场写作?来进行 。
第一 , 导向行动原则 。会议纪要导向的行动是什么?是会议上形成的共识,会后能落实 。
所以呢,会议纪要一个非常重要的目的就是明确行动 。
第二,用户意识 。会议纪要的用户是谁呢?它要写给参会人看,让参会人确认,然后再作为他们会后的行动指南 。除了参会人,没有参会的写作者也得看,他们后面才能更好地、顺利地配合工作 。
所以会议纪要要让人看得懂,还不产生歧义 。
第三,默认公开原则 。我们的会议纪要要做好证据留存,方便后人查阅 。
以上边界和方向都搞清楚了,那会议纪要如何写得又快又好呢?
会议纪要的公式
记住一个公式:会议纪要=会议信息+共识+行动清单
先说第一个:会议信息
会议议程、目标、参会人,这些信息,我们都应该在会前就解决 。很多人不知道会议纪要什么该写,什么不该写 。是因为他的判断标准不准 。他把自己当听众了,那他的判断标准就是观点精不精彩 , 决策正不正确 。这个当然很难评判 , 而且每个人的标准都不一样 , 会后很难达成共识 。
那我们的判断标准应该是什么样的呢?
应该是未来的行动 。
带着目标来听 , 你就会对会上所有的发言都有了判断 。
如果这个会议是你组织的,那就更要想清楚会议上的问题,最好事前发给所有的参会者 , 让大家都能带着想法来参会 。这也能提升会议的效率 。
就算不是你组织的 , 参会前,你也可以有意识地问一句:“这个会议想要解决什么样的问题?有什么我是可以提前准备的?”
那会前信息 , 我们要做哪些准备呢?
- 时间、地点、预计时长
- 会议的议题 , 会议上要讨论哪几个问题,目标要讨论到什么程度?
- 参会人
- 会议的背景信息
第二个:共识
会议纪要不是写得越详细越好,如果把会议过程中的提问发言一字不落地写下来,那叫会议记录 , 不是会议纪要 。会议纪要是要导向行动的,只留下以行动为核心的信息。
那我们参加会议该怎么做笔记,才能抓到要点信息呢?
我们的注意力带宽其实是有限的,同时干不了那么多事,所以要把最大的注意力用在听这件事上 。
推荐使用康奈尔笔记法
- 待解决问题
- 重要观点
- 行动
- 决策思路
第一类 , 很明确,就是那些需要在会后落实的行动 。行动清单呢 , 一般都会写在会议纪要的最后 。
第二类,就是会上达成的共识 。结论、观点加上必要的背景信息 。
第三个:行动清单 。
一个会议纪要可以什么都没有,但是必须有行动清单 。一个清晰的行动清单要包含以下五点:
- 谁
- 做什么
- deadline
- 交付标准
- 赏罚结果
总结
会议纪要不是要把自己练成一支录音笔,追求事无巨细,而是要从信息流中,总结出有价值的信息来导向行动 。
会议纪要三要素:

文章插图
会议纪要三要素
第一个是会议信息,我们得做好会前的准备,再来开会 。
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