|每天瞎忙没效果？优秀领导在用的6个时间管理法，助你解放自己( 二 )
4.掌握用时之道
用时之道 ， 就是认清自己的时间 ， 管理自己的时间 ， 合理使用自己的思想、原则、方法 。 尽管管理者的性格、作风、知识、经验等情况不同 ， 尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点 ， 有其自身的客观规律 ， 但只要在实践中注意观察、分析和总结 ， 就可以把握用时之道 。
时间管理是一项基础工作 。 所有的领导者都对金钱、人员和时间三种类型的资源进行管理 。 三者之中 ， 时间是最难以管理的 ， 因为它匆匆流逝 ， 从不做任何停留 。 “把时间攒起来”的想法是荒唐可笑的 。
时间对每个人而言都是天平 ， 不论你的职位有多高都不能获得更多的一份 。 但是 ， 有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事 ， 他们显得更能掌握时间的窍门 ， 这种窍门可成为现代管理者所能获得的最有价值的资产 。
5.随身携带笔记本或卡片
随身携带笔记本对于节约时间是十分重要的 。 使用小笔记本时 ， 最好是将小本的纸面分隔成三四部分 ， 并将它订上 。 这样在写上一些必要的事后 ， 可以撕下这一部分 。 办完了事 ， 扔掉也没有关系 。 除了随身携带的笔记本外 ， 也有一些人到哪里都喜欢在口袋里放些卡片 。 喜欢使用卡片的人 ， 除了把它放在口袋里、公司的办公桌面上和自己家里的写字台上以外 ， 居室的角落、床边、电话旁、浴室和厕所等必不可少的地方也同样准备着一小叠卡片 。 当然 ， 在卡片的旁边一定要放上笔 。
作为老板随身携带笔记本或卡片可能是你最明智的选择 。
6.妥善处理文件
首先 ， 你应当对文件预先进行审查 ， 对于不需要一一过目的东西 ， 就可以不管 。 审查完毕之后 ， 为了方便再次仔细阅读 ， 还要把其他文件分类 ， 你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色 ， 这样使用时一目了然 ， 知道该拿哪个 。
在每次处理文件的时候 ， 你要用很短的时间迅速地判断出 ， 这个文件是否需要现在立即处理 ， 做到这一点很容易 ， 你只需大概看一下文件的内容和标题就行了的 。
为了区分文件内容的重要性 ， 需要对文件进行细致的分类：
应立即处理的文件 ， 是指紧急信件 ， 比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情 。
暂时放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子 ， 将它们归纳起来过过目就行了 。
有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等 。 尽管这些资料很重要 ， 但如果你没有时间马上阅读时 ， 可以交给秘书去处理 ， 然后让他（她）向你汇报其中的主要内容 。
放入“未决定”一栏的文件 ， 是指将它们暂时放入档案夹中 ， 在采取适当的措施之前 ， 就一直放在那里 。
以后再处理的文件 ， 是指需要进一步研究、以后再需要处理的文件 。
另外 ， 你还应注意不要老压着文件不放手 。 凡是收到的信件、报告或其他文件 ， 都应当迅速处理掉 ， 或阅读、或回信、或销毁 。 总之 ， 要防止文件的滞留积压 。
有的领导者因为报告或文件太长而不能马上阅读时 ， 就先把它放在公文包里 ， 在上下班的汽车里读 。 在公司里可能由于各种困扰 ， 读一份东西要花30分钟以上的时间 ， 而在汽车里 ， 10分钟左右就可以读完 。
【|每天瞎忙没效果？优秀领导在用的6个时间管理法，助你解放自己】如果你不得不拖延处理某一份文件时 ， 应预先定下最终完成的期限 ， 在完成期限内无论如何也要处理完毕 。 这样 ， 不久你就会惊奇地发现 ， 庞大臃肿的文件堆已经被轻而易举地搬走了 。 这就是善于利用时间的现代领导者创造出的奇迹 。
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