会展策划应该提前做哪些准备?
相信大家对会展都很熟悉，看似简单的会展布置却蕴含着复杂的策划流程。为了给观众呈现精彩的视觉享受，在进行会展策划前应该做好哪些准备呢？
一、市场调研
\t不同的展会有不同的主办方和承办方，有的是政府机构主导，有的是民间组织发起，不同的展会活动有不同的影响力，不同的展位的价格是怎样，现场人流量有多少，参与企业有多少家，要对不同的展会做好市场调研，选择效果最好的几家展会去参加就可以了。
\t比如深圳时装周就是由深圳市人民政府主办、深圳市经济贸易和信息化委员会组织承办，已经举办了四届，每年开幕式政府领导都会亲自出席，是一项具有重要行业影响力的活动，在广东的大部分服装企业都会参与，是一个非常好的品牌展示和曝光的机会，也能帮助企业发掘招商合作。
\t值得一提的是，有些展会对于参与企业的资质审核会特别久，需要提前半年甚至一年做好商务洽谈并提交相关材料，这些是需要特别注意的。
二、制定方案
\t确定参与展会后，就需要制定详细的活动方案，包括参展活动的主题、流程、目的、时间、参展范围、展示品、会展活动、布置方案、差旅方案、现场人员、预算、宣传通稿等。
\t在活动流程上，要根据预算合理安排，比如在汽车展上企业就可以安排汽车摄影展览、车模走秀、试乘试驾、门票抽奖、汽车知识有奖问题、网红表演等。除此之外，还可以安排商务洽谈、招商引资、高峰论坛、新款车型展示、性能展示等环节。
三、确定人员并培训
\t根据活动规模选择具体要带的人数，比如小型展位，带3人左右即可，一个领导+两名员工，分别负责物料摆放、商务接待、合作洽谈等事宜，但如果展位较大，还准备了其他环节，就要多带一些人员，去负责不同的事务。另外，对于展会现场的接待和咨询，要对员工做好专门的话术培训，展现更好的企业形象。
四、物料准备
\t制作好相关海报、准备易拉宝、X展架、横幅、彩球、宣传手册、名片、DM单、展会宣传片、招商手册、客户参展邀请函、企业会刊、登记手册、参展产品等，如果要布置舞台，还要准备相应的配套设施如灯光、音响、摄像头、耳麦等，还要邀请表演人员和主持人。
五、展台布置及展示
\t对于企业来说，展会是一个很好的进行产品展示、吸纳经销商、寻求合作的平台，所以就算展会行业越发不景气，但依然有部分企业会花费几十万甚至上百万预算去参加展会。在展会现场，大部分企业的布置方式较为传统，一张咨询台，然后摆放好货架展示产品，在摆放几张桌椅方便客户过来进行商谈，还有就是将各类小礼品醒目的摆放在咨询台上，方便发放给前来参展的游客（前提是扫码关注公众号）。
\t小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比较丰富和具体了，比如服装展上，有些品牌会安排T台，请一些国内外模特定时展示品牌的当季流行新品，还会设置一些VR选款机，方便顾客预览自己穿上某件款型的具体效果，然后还有安排取景框，方便游客和高挑的美女模特合影，总之，具体展位的布置要看方案如何设置。
六、商务洽谈
\t涉及到商务洽谈环节，要做好相关的接待工作，比如核心客户过来，是否要安排相应的差旅和住宿饮食，然后现场的话，要涉及到登记、咨询、引导、客户接送等服务，对于其他潜在客户，也要做好相应的商务礼仪，由企业高层出面会见和洽淡，发放好企业相关的纪念品等。
七、媒体宣传
\t一方面，展会本身会通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等渠道对展会进行多方面的预热，那么企业可以通过与组委会达成合作，在宣传通稿、展览资料中进行品牌露出，达到预热的宣传效果。另一方面，企业可以通过自己的渠道去进行预热，比如公众号、搜狐号、新浪微博等自媒体，另外还可以寻找当地的生活媒体开展宣传合作进行推广，比如在深圳的展会就可以寻找深圳在线、深圳本地宝、深圳吃喝等自媒体。
\t在展会参加时、结束后，都可以通过以上方式进行跟进报道，进行企业和品牌的宣传，对活动亮点、现场人气、客户认可、合作开展等方面进行阐述，树立企业良好形象。
八、活动预算
\t参加展会的整个预算要看具体活动方案的大小，有的企业可能花费几万元就搞定了，而有的企业则会花费几十万甚至上百万。会展活动的预算主要包括以下几个方面：展位费用、交通出行、参展礼品、特色活动、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动物料采购、媒体宣传费等。
九、活动评估和复盘
\t会展活动结束后，要对活动整体进行数据整理和总结，比如接待了多少客户、联系到了多少潜在客户、微信公众号涨粉数、媒体发稿数量、品牌露出数据、会展活动软文阅读数等，都要做好记录并存档，然后对活动的整体效果进行总结，寻求可优化的方案，方便下次呈现出更好的展会效果。
■网友的回复
为了给予观众们较好的视觉享受，吸引更多的观看者驻足观赏，活动策划者往往需要做好相应的准备。那么面对各行各业、大小不一的会展，他们都会提前做好哪些准备呢？
一、市场调研
\t不同的展会有不同的主办方和承办方，有的是政府机构主导，有的是民间组织发起，不同的展会活动有不同的影响力，不同的展位的价格是怎样，现场人流量有多少，参与企业有多少家，要对不同的展会做好市场调研，选择效果最好的几家展会去参加就可以了。
\t比如深圳时装周就是由深圳市人民政府主办、深圳市经济贸易和信息化委员会组织承办，已经举办了四届，每年开幕式政府领导都会亲自出席，是一项具有重要行业影响力的活动，在广东的大部分服装企业都会参与，是一个非常好的品牌展示和曝光的机会，也能帮助企业发掘招商合作。
\t值得一提的是，有些展会对于参与企业的资质审核会特别久，需要提前半年甚至一年做好商务洽谈并提交相关材料，这些是需要特别注意的。
二、制定方案
\t确定参与展会后，就需要制定详细的活动方案，包括参展活动的主题、流程、目的、时间、参展范围、展示品、会展活动、布置方案、差旅方案、现场人员、预算、宣传通稿等。
\t在活动流程上，要根据预算合理安排，比如在汽车展上企业就可以安排汽车摄影展览、车模走秀、试乘试驾、门票抽奖、汽车知识有奖问题、网红表演等。除此之外，还可以安排商务洽谈、招商引资、高峰论坛、新款车型展示、性能展示等环节。
三、确定人员并培训
\t根据活动规模选择具体要带的人数，比如小型展位，带3人左右即可，一个领导+两名员工，分别负责物料摆放、商务接待、合作洽谈等事宜，但如果展位较大，还准备了其他环节，就要多带一些人员，去负责不同的事务。另外，对于展会现场的接待和咨询，要对员工做好专门的话术培训，展现更好的企业形象。
四、物料准备
\t制作好相关海报、准备易拉宝、X展架、横幅、彩球、宣传手册、名片、DM单、展会宣传片、招商手册、客户参展邀请函、企业会刊、登记手册、参展产品等，如果要布置舞台，还要准备相应的配套设施如灯光、音响、摄像头、耳麦等，还要邀请表演人员和主持人。
五、展台布置及展示
\t对于企业来说，展会是一个很好的进行产品展示、吸纳经销商、寻求合作的平台，所以就算展会行业越发不景气，但依然有部分企业会花费几十万甚至上百万预算去参加展会。在展会现场，大部分企业的布置方式较为传统，一张咨询台，然后摆放好货架展示产品，在摆放几张桌椅方便客户过来进行商谈，还有就是将各类小礼品醒目的摆放在咨询台上，方便发放给前来参展的游客（前提是扫码关注公众号）。
\t小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比较丰富和具体了，比如服装展上，有些品牌会安排T台，请一些国内外模特定时展示品牌的当季流行新品，还会设置一些VR选款机，方便顾客预览自己穿上某件款型的具体效果，然后还有安排取景框，方便游客和高挑的美女模特合影，总之，具体展位的布置要看方案如何设置。
六、商务洽谈
\t涉及到商务洽谈环节，要做好相关的接待工作，比如核心客户过来，是否要安排相应的差旅和住宿饮食，然后现场的话，要涉及到登记、咨询、引导、客户接送等服务，对于其他潜在客户，也要做好相应的商务礼仪，由企业高层出面会见和洽淡，发放好企业相关的纪念品等。
七、媒体宣传
\t一方面，展会本身会通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等渠道对展会进行多方面的预热，那么企业可以通过与组委会达成合作，在宣传通稿、展览资料中进行品牌露出，达到预热的宣传效果。另一方面，企业可以通过自己的渠道去进行预热，比如公众号、搜狐号、新浪微博等自媒体，另外还可以寻找当地的生活媒体开展宣传合作进行推广，比如在深圳的展会就可以寻找深圳在线、深圳本地宝、深圳吃喝等自媒体。
\t在展会参加时、结束后，都可以通过以上方式进行跟进报道，进行企业和品牌的宣传，对活动亮点、现场人气、客户认可、合作开展等方面进行阐述，树立企业良好形象。
八、活动预算
\t参加展会的整个预算要看具体活动方案的大小，有的企业可能花费几万元就搞定了，而有的企业则会花费几十万甚至上百万。会展活动的预算主要包括以下几个方面：展位费用、交通出行、参展礼品、特色活动、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动物料采购、媒体宣传费等。
九、活动评估和复盘
\t会展活动结束后，要对活动整体进行数据整理和总结，比如接待了多少客户、联系到了多少潜在客户、微信公众号涨粉数、媒体发稿数量、品牌露出数据、会展活动软文阅读数等，都要做好记录并存档，然后对活动的整体效果进行总结，寻求可优化的方案，方便下次呈现出更好的展会效果。
■网友的回复
作为一个学习了四年的会展经济与管理专业的学生，坦率的说，我并没有学到多少真正有用的东西，学校开设的课程多是一些基础的课程，只是表面介绍了会展业目前的一些基本知识。比如会展概论，分别学了展会，会议，节食活动和奖励旅游，和统计，财务管理，西方经济学，会计，管理学，组织行为学等。而真正了解一些东西是在去会展中心实习，兼职之后。这位朋友想要了解会展策划方面的东西和想知道看什么书。首先，我想说的是目前会展公司是不会让一个刚毕业的学生来做策划的，一个公司也不需要很多人来做策划，公司里做策划一般都是公司高层，它需要有相当经验和资历。当然，对于国内目前的会展业也没有多少技术门槛，谁都可以做，需要的无非是具体某一行业的知识和背景，这个可以在入职后看企业所从事的行业再学习既可。楼主也知道会展行业不太看重证书，因为那些证书都是拿钱买证，没有任何意义和价值。企业看重的还是个人的从业资历和经验。我建议楼主多在网上找些文案看看，尽量增加广度，了解别人是如何做策划的，书的话可以看看会展文案写作之类的，或是相关的东西，我觉得就可以了。
■网友的回复
会展是一项计划性和系统性非常强的活动，良好的策划与组织是会展能够成功举力的重要前提。不论新创立的会展还是已经连续举办了多届的会展，策划都是必不可少的。下面我们来讨论一下关于会展策划前需要做的哪些准备吧：
如果计划举办的展会所设定的参与范围要靠对收集的信息的分析来确定，那么，需要收集的信息是否全面、充实和详尽，就直接决定了该范围最终能否定得准确了。策划举办市场化的商业性展会，需要事先对市场进行全面的了解，对各种市场信息进行全面和深入的分析，并在此基础上作出科学的应对策划。如果市场信息掌握不全，凭此作出的策划就会出现偏差，有的甚至会使展会全盘皆输。策划举办一个展会需要收集的市场信息主要有：市场规模、市场竞争态势、经销商数呈和分布状况、行业协会状况、市场发展趋势、相关产业状况等。
1.市场规模
某一产业的市场规模的大小，对在该产业内举办的展会的规模会产生直接的影响。如果市场规模过小，举力该产业题材的展会就会失去市场基础，展会就很难举办成功。了解市场规模不仅要了解现在的市场规模，还要预测市场规模的增减趋势，因为市场规模的增减直接影响展会规模的变化。如果市场规模缩减过快，展会规模也将会在较短的时间内很快缩小；当市场规模缩减到一定的程度时，展会也就失去了继续存在的基础。
2.市场竞争态势市场竞争态势是指产业内部企业之间的竞争关系以及政府对该产业的控制力和影响力如何。市场竞争态势对企业的参展意愿会产生重要的影响。例如，垄断指南性较强的产业，企业通过参加展会这种方式来营销自已产品的积极性较小，在该产业内举办展会的难度就较大；市场竞争较自由的产业则反之。又比如，市场集中度较高的产业，少数几家大企业会对市场产生决定性的影响，它们是否参加某一展会，不仅会直接影响到该展会本身能否取得成功，还对产业内其他的企业是否参展产生重大影响；市场集中度较低的产业则反之。在了解产业市场竞争态势时，还要注意摸清其是属于买方市场还是卖方市场，处于买方市场状态的产业往往更适合举力展会。3.经销商数量和分布状况除生产企业外，各种经销商也是展会重要的潜在客户。他们既可能是参加展会的参展商，也可能是参观展会的专业观众，因此，事先准确掌握某一产业的经销商数呈和分布状况，对展会本身有着重要的意义。
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